2018 i eBas – är ni klara för i år?

Det börjar närma sig slutet av året och det är dags att kolla över så att allt är klart i medlemsregistret eBas.
Anneli Simu Gunnarsson, administratör på NSF, förtydligar och guidar om vad som behöver göras.

Vad är det som behöver göras nu i december?
Innan det blir nytt år behöver kårerna se till att alla medlemmar är inlagda, kolla att alla dokument är uppladdade och rapporterna ifyllda.

Vilka rapporter och dokument handlar det om?
Det är årsmötesrapporten och verksamhetsrapporten som fylls i direkt i eBas. Sen behöver årsmötesprotokollet, verksamhetsberättelsen, balans- och resultaträkning samt revisionsberättelsen laddas upp, detta  kan göras direkt efter årsmötet på våren om man vill ha det klart.

Men varför ska vi fylla i och ladda upp dokumenten?
De ligger till grund för vår stadsbidragsansökan, har vi inte allt som behövs kan vi inte räkna med kåren i ansökan. I förlängningen leder det till att vi inte får bidrag för kåren och kan då inte heller betala ut något aktivitetsstöd.

Nytt år

Varför börjar det på 0 medlemmar efter årsskiftet?
För att registret alltid ska vara aktuellt och uppdaterat. Endast de som är medlemmar finns med och deras uppgifter blir uppdaterade.

Hur gör vi smidigast för att fylla vårt register igen efter nyår?
Enklast är att skicka ut en länk till föregående års medlemmar till onlineregistreringen. Då bekräftar de sitt medlemskap och har samtidigt möjlighet att ändra eller lägga till uppgifter som till exempel adress, e-post och mobilnummer. Sedan bekräftar de sitt medlemskap för 2019 med en knapptryckning. Det finns andra sätt också, men det kräver mer jobb av medlemsregistreraren som kan ta ut Excellfiler och stämma av att personerna önskar vara medlemmar ett år till. Sedan ska filen laddas upp på 2019. Det går också att manuellt flytta över medlemmarna från föregående år.

Vad behöver göras mer i början av året?
När medlemmarna börjar trilla på plats är det dags att fylla i vilka avdelningar som ledarna är aktiva på. Det kan också vara bra att kolla över om det är dags för någon ledare att gå trygga möten igen. Allt detta görs i medlemsprofilen (lägg till ny profilrad). När det närmar sig slutet av januari är det dags att ansöka om aktivitetsbidrag och rekryteringsbidrag, 31 januari är deadline för dessa ansökningar.

Årsmöte

När vi har haft årsmöte, vad behöver vi göra då?
Så snart som möjligt efter årsmötet är det bra om ni fyller i årsmötesrapporten och laddar upp ett underskrivet årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelsen, balans- och resultaträkning samt revisionsberättelsen. Har kåren antagit nya stadgar behöver även dessa laddas upp.

Behörighet till medlemsregistret, hur ska det meddelas? 
Om inte beslut om detta togs på årsmötet och därmed finns i  årsmötesprotokollet, får styrelsen fatta beslut och ladda upp ett protokoll som då döps till Protokoll eBas – behörigheter, för att vi ska veta vilka som ska ha behörighet det kommande året.

Nya medlemmar, vad mer?
Utöver att löpande lägga in nya medlemmar i registret, registrera kurser och utbildningar de gått samt uppdatera om någon ledare byter avdelning efter sommaren, är det ganska lugnt under resten av året. I december är det dags att kolla över läget igen så att allt är på plats och se till att verksamhetsrapporten är ifylld.

 

Hitta din kår

Nykterhetsrörelsens Scoutförbunds lokalföreningar, scoutkårerna, finns på många orter i Sverige. För att hitta din närmast kår, klicka på kartan eller fyll i namnet på din ort eller postnummer nedan:

    #

    Kalender

    jan
    25

    Förbundsledningssamling

    Tollare folkhögskola
    Visa alla datum

    Förbundsledningssamling

    jan
    25
     
    jan
    26
     
    jan
    27
     
    feb
    1

    Utmanarscoutting 2019

    Flen
    Visa alla datum

    Utmanarscoutting 2019

    feb
    1
     
    feb
    2
     
    feb
    3
     
    feb
    15

    Arbetshelg Kungshol

    Visa alla datum

    Arbetshelg Kungshol

    feb
    15
     
    feb
    16
     
    feb
    17
     
    feb
    22

    Aktiva Hus – distanskurs

    Wendelsbergs folkhögskola
    Visa alla datum

    Aktiva Hus – distanskurs

    aug
    31
     
    sep
    1
     
    sep
    2
     
    nov
    9
     
    nov
    10
     
    nov
    11
     
    feb
    22
     
    feb
    23
     
    feb
    24
     
    maj
    10
     
    maj
    11
     
    maj
    12
     

    Scoutlagen

    1. En scout söker sin tro och respekterar andras.
    2. En scout är ärlig och pålitlig.
    3. En scout är vänlig och hjälpsam.
    4. En scout visar hänsyn och är en god kamrat.
    5. En scout möter svårigheter med gott humör.
    6. En scout lär känna och vårdar naturen.
    7. En scout känner ansvar för sig själv och andra.
    LÄS MER OM VÅR VÄRDEGRUND