2018 i eBas – är ni klara för i år?
Det börjar närma sig slutet av året och det är dags att kolla över så att allt är klart i medlemsregistret eBas.
Vad är det som behöver göras nu i december?
Innan det blir nytt år behöver kårerna se till att alla medlemmar är inlagda, kolla att alla dokument är uppladdade och rapporterna ifyllda.
Vilka rapporter och dokument handlar det om?
Det är årsmötesrapporten och verksamhetsrapporten som fylls i direkt i eBas. Sen behöver årsmötesprotokollet, verksamhetsberättelsen, balans- och resultaträkning samt revisionsberättelsen laddas upp, detta kan göras direkt efter årsmötet på våren om man vill ha det klart.
Men varför ska vi fylla i och ladda upp dokumenten?
De ligger till grund för vår stadsbidragsansökan, har vi inte allt som behövs kan vi inte räkna med kåren i ansökan. I förlängningen leder det till att vi inte får bidrag för kåren och kan då inte heller betala ut något aktivitetsstöd.
Nytt år
Varför börjar det på 0 medlemmar efter årsskiftet?
För att registret alltid ska vara aktuellt och uppdaterat. Endast de som är medlemmar finns med och deras uppgifter blir uppdaterade.
Hur gör vi smidigast för att fylla vårt register igen efter nyår?
Enklast är att skicka ut en länk till föregående års medlemmar till onlineregistreringen. Då bekräftar de sitt medlemskap och har samtidigt möjlighet att ändra eller lägga till uppgifter som till exempel adress, e-post och mobilnummer. Sedan bekräftar de sitt medlemskap för 2019 med en knapptryckning. Det finns andra sätt också, men det kräver mer jobb av medlemsregistreraren som kan ta ut Excellfiler och stämma av att personerna önskar vara medlemmar ett år till. Sedan ska filen laddas upp på 2019. Det går också att manuellt flytta över medlemmarna från föregående år.
Vad behöver göras mer i början av året?
När medlemmarna börjar trilla på plats är det dags att fylla i vilka avdelningar som ledarna är aktiva på. Det kan också vara bra att kolla över om det är dags för någon ledare att gå trygga möten igen. Allt detta görs i medlemsprofilen (lägg till ny profilrad). När det närmar sig slutet av januari är det dags att ansöka om aktivitetsbidrag och rekryteringsbidrag, 31 januari är deadline för dessa ansökningar.
Årsmöte
När vi har haft årsmöte, vad behöver vi göra då?
Så snart som möjligt efter årsmötet är det bra om ni fyller i årsmötesrapporten och laddar upp ett underskrivet årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelsen, balans- och resultaträkning samt revisionsberättelsen. Har kåren antagit nya stadgar behöver även dessa laddas upp.
Behörighet till medlemsregistret, hur ska det meddelas?
Om inte beslut om detta togs på årsmötet och därmed finns i årsmötesprotokollet, får styrelsen fatta beslut och ladda upp ett protokoll som då döps till Protokoll eBas – behörigheter, för att vi ska veta vilka som ska ha behörighet det kommande året.
Nya medlemmar, vad mer?
Utöver att löpande lägga in nya medlemmar i registret, registrera kurser och utbildningar de gått samt uppdatera om någon ledare byter avdelning efter sommaren, är det ganska lugnt under resten av året. I december är det dags att kolla över läget igen så att allt är på plats och se till att verksamhetsrapporten är ifylld.
